Het valt soms niet mee: de oude, bekende werkwijze loslaten om te vervangen voor een nieuwe. Bijvoorbeeld bij de overstap op nieuwe software. Maar je kunt niet op een oude manier blijven werken, en verwachten dat je resultaten anders zijn. Als je wil groeien, moet je vooruit. Verandering is dan de enige zekerheid. Hoe laat je werknemers op een goede manier inzien dat verandering noodzakelijk is en krijg je ze mee in je nieuwe proces? Peter Jacobs, van ons opleidingsbureau Jacobs & van Rooij, traint al meer dan twintig jaar mkb-professionals in dit soort vraagstukken. Hij legt uit hoe je draagvlak voor nieuwe software creëert.

Communicatie zorgt voor draagvlak

Communicatie is de sleutel, vertelt Peter. Het is essentieel om werknemers te laten inzien waarom de wijziging, zoals het aanschaffen van en werken met nieuwe software, nodig is. “Je moet draagvlak creëren om de wijziging er door te krijgen. Dat doe je door mensen te laten snappen waarom het nodig is dat ze met nieuwe software gaan werken. Vaak zijn leidinggevenden niet duidelijk genoeg in hun communicatie en brengen ze de boodschap niet voldoende helder over. Soms is het een kwestie van: ‘hier heb je nieuwe software en succes ermee’. Maar zo gaat dat natuurlijk niet.” Je medewerkers begeleiden, de boodschap duidelijk communiceren en zorgen dat mensen het snappen dus. “De confrontatie aangaan met jezelf”, vat Peter Jacobs het samen. “En dat is niet altijd makkelijk. Een excuus is snel gevonden.”

Focus op concrete voordelen

Helder communiceren dus. Maar hoe weet je dat je boodschap overkomt? Vanuit het management zet je een heldere visie uit door alles op papier te zetten en dit te presenteren. “Leg uit hoe de situatie nu is, waar je naar toe wilt en wat de consequenties zijn. Laat ook zien wat de gevolgen zijn als je die koers níet inzet, maar leg de nadruk op de voordelen. Toon aan wat de voordelen voor je werknemers zijn. Werk hierbij vanuit hun eigen gezichtspunt, zodat zij de voordelen werkelijk gaan inzien.” Geef concrete voorbeelden die aansluiten op het werk van je collega. Bijvoorbeeld hoe een planner in drie uur de planning van deze week af heeft, in plaats van een hele dag. Of dat de administratie minder uitzoekwerk heeft bij de urenverwerking, omdat alles al keurig voorbereid is. Focus op wat de voordelen je opleveren. Als werknemers vooral nadelen zien, zullen ze de verandering niet accepteren en wordt het proces heel moeilijk.

Verwacht weerstand en maak er gebruik van

Elke verandering, of het nu in de werkwijze zit, of de locatie, werkplek of functie verandert, heeft een grote impact op het bedrijf. “Het is raadzaam om die veranderingen goed te begeleiden en te communiceren, anders gaat het ten koste van de productie. Weerstand zal er altijd zijn, maar hoe beter je communiceert, hoe beter de acceptatie zal zijn.” Laat je medewerkers vooral ook hun gedachten uitspreken. “Kritisch kan ook opbouwend kritisch zijn, een uitwisseling van ideeën, maar je moet als leidinggevende wel de touwtjes in handen houden.” Zo creëer je meer draagvlak voor nieuwe software en een nieuwe manier van werken.

Soms betekent een verandering ook dat je afscheid moet nemen van collega’s, omdat ze niet meer in je nieuwe werkwijze passen. Dan is het voor beide partijen beter om de eigen weg te gaan. Dat wil niet zeggen dat je niet door kunt groeien. Westflex groeide door, met minder kantoorpersoneel. Hoe? Dat lees je in dit klantverhaal.

“We hebben structuur aangebracht en onze processen anders georganiseerd. Daardoor hebben we afscheid genomen van een aantal mensen, gestuurd en niet gestuurd, en bijna niemand hoeven vervangen. Met minder mensen groeien we zelfs.”

Jan Willem van der Meer, operational manager Westflex