Urenregistratie

Werk gedaan, uren verzamelen

Na het werk volgt de urenregistratie. Bij veel uitzendbureaus is dit een frustrerende klus. We zien vaak dat uitzendkrachten gewerkte uren op verschillende manieren aanleveren. Via de mail, WhatsApp of zelfs op papier. Soms staan ze in de planning, die gemaakt is in Excel.

Waar de uren ook opgeslagen staan, je moet ze opzoeken en verzamelen. En handmatig overtypen in het verloningspakket. Dat is enorm tijdrovend én heel erg foutgevoelig. Je tikt al snel een cijfer verkeerd of zet een komma op een andere plek.

In Plan4Flex worden de uren in de planning automatisch gebruikt als basis voor de urenregistratie. Dat bespaart jou een hoop tijd en frustratie. En de Plan4Flex-gebruiker hoeft de uren alleen nog te controleren en goed te keuren. De rest gebeurt geautomatiseerd.

Voorbeeld van jouw urenregistratie:

1. De planner draait de urenverwerking en maakt hiermee werkbriefjes aan op basis van de werkplanning.
2. De uitzendkracht ziet zijn werkbriefje terug in de app en controleert of hij die uren ook daadwerkelijk gewerkt heeft. Of je klant doet de controles en accordering via het opdrachtgeversportaal.
   a) Kloppen de uren? Dan keurt de werknemer ze goed in de app, of je klant in het portaal.
   b) Kloppen de uren niet? Dan past hij deze, mits hij de juiste rechten heeft, direct aan in de app of het portaal en geeft akkoord.
3. De goedkeuring of aanpassing komt binnen bij het uitzendbureau in het werkbriefjesoverzicht in Plan4Flex.
4. De Plan4Flex-gebruiker controleert de werkbriefjes en geeft definitief akkoord.
5. Uren worden doorgestuurd naar het verloningspakket.

Zo stroomt alle informatie automatisch van planning naar administratie. Zo hoef je nooit meer handmatig cijfers over te nemen vanuit een ander systeem, Excellijst, mail of andere bron. Dat scheelt een hoop dubbel werk en fouten.

Wil je gewerkte uren op een andere manier invullen? Geen probleem. Laat je uitzendkrachten in- en uitklokken met een klok of beacon. Of importeer eenvoudig Excellijsten met uren met een urenimport.

Uren verwerken uit verschillende bronnen

Uren importeren in Plan4Flex kan op verschillende manieren. Onze software gebruikt de uren uit de planning als basis voor de urenregistratie. Maar het is ook mogelijk om urenlijsten in te lezen, bijvoorbeeld vanuit Excel-documenten.

Kies zelf hoe jij de daadwerkelijk gewerkte uren toevoegt in Plan4Flex:

• Werkbriefjes aanmaken op basis van de planning (al dan niet met goedkeuring van opdrachtgever via portaal)
• Werknemer uren laten registreren in de app (al dan niet met goedkeuring van opdrachtgever via portaal en de optie om bijvoorbeeld een foto van een papieren werkbriefje toe te voegen)
• Opdrachtgever urenlaten invoeren via het portaal
• Urenbestanden van de opdrachtgever importeren middels zelf in te stellen import templates
• Koppeling met kloksysteem van Easysecure
• Inklokken via de app met onze beacons. Dit zijn kleine slimme draagbare apparaatjes op batterij (met een levensduur van 3-4 jaar) waarmee je naast de gewerkte uren ook direct op de planning ziet wie er al ingeklokt heeft. Leg ze in een lockerroom of neem ze mee het veld op.

En het mooiste is nog: al deze vormen kunnen door elkaar heen gebruikt worden, dus kun jij elke opdrachtgever geven wat hij wenst.

Geautomatiseerde cao-verwerking met urenregistratie

Voor de verwerking van gewerkte uren is het ook belangrijk welke cao-regels er gelden. In Plan4Flex koppel je een cao direct aan een klant. Staan de uren in Plan4Flex? Dan zorgt onze krachtige en veelzijdige cao-inrichting voor de juiste ontrafeling, zodat alles klaarstaat om te exporteren naar jouw backoffice-systeem. Daarbij dienen de gewerkte uren als goede basis voor het berekenen van inhoudingen en vergoedingen. Lees hier meer over op de pagina cao-verwerking.