Uitzendbureau bespaart elke week een dag dankzij integratie ABAX en Plan4Flex

Kilometerregistratie is vaak een hoofdpijndossier voor uitzendbureaus. Je moet op de kilometer nauwkeurig bijhouden hoeveel er met een auto gereden wordt en dit vergelijken met de daadwerkelijke afstand die een chauffeur zou moeten rijden. Dat is vreselijk foutgevoelig en kost een hoop tijd. Bas van Bergen, directeur van uitzendbureau AUB van Bergen, Jeroen van de Velde, sales manager bij ABAX en Dréann van den Akker, commercieel directeur van Plan4Flex, leggen uit hoe dit sneller, efficiënter en beter kan.

“Voorheen hadden we elke week wel kilometerstanden die niet overeenkwamen met de planning”, vertelt Bas van Bergen, directeur van uitzendbureau AUB van Bergen. “We deden de kilometerregistratie op papier. Alle kilometerlijsten werden ingeleverd en handmatig ingevoerd in Excel. Zo berekenden we de kilometerstand van die week en vergeleken hem met de week ervoor. Die cijfers controleerden we handmatig. Dat was reusachtig veel werk.”

Daarbij was het volgens Bas vaak lastig om in te schatten wat wel of geen reële afstand is. “Onze chauffeurs halen vaak twee of drie collega’s op en rijden dan naar werk. En aan het eind van de dienst weer terug. Zie dan maar eens handmatig te achterhalen of ze een logische en efficiënte route rijden.”

Met de koppeling tussen ABAX en Plan4Flex worden gereden ritten gelijk gecontroleerd en automatisch vergeleken met de geplande ritten. Zo zie je in één oogopslag of er waarden afwijken. “Het uitzoekwerk werd voor onze collega’s drastisch minder. Het scheelt een dag werk in de week.” Als je dat doorrekent, bespaar je in een jaar dus 52 werkdagen op je ritregistratie.

Hoe werkt de koppeling tussen ABAX en Plan4Flex?

Elke auto krijgt een ABAX-tracker, gekoppeld aan het serienummer en kenteken van het voertuig. Die data voer je in Plan4Flex in. De tracker registreert precies waar en hoe veel de auto heeft gereden en stuurt die informatie door naar Plan4Flex. Zo kun je eenvoudig controleren of de informatie overeenkomt met de geplande rit in Plan4Flex. Is hij alleen gebruikt op werkdagen van de bestuurder? Klopt het aantal kilometers? Ook kun je in Plan4Flex een marge instellen van het aantal kilometers of een percentage dat een rit mag afwijken. Ritten die meer afwijken, komen automatisch naar voren.

Kleurensysteem geeft inzicht in afwijkingen

AUB van Bergen werkt met een kleurensysteem voor de beoordeling van de kilometers. Is een waarde wit, dan is er geen afwijking en klopt de registratie. Die hoef je niet meer te controleren. Oranje geeft een afwijking van bijvoorbeeld 5 kilometer in een week: een marge die bijvoorbeeld door een kleine omleiding verklaard kan worden. Een rode waarde vraagt extra aandacht. De daadwerkelijk gereden kilometers wijken dan zo ver af van de geplande afstand, dat het kantoorpersoneel van AUB hier moet gaan controleren waar de extra kilometers vandaan komen.

Hoe profiteren uitzendbureaus van deze samenwerking?

Veel van de uitzendbedrijven waar ABAX over de vloer kwam, gebruikten Plan4Flex voor hun operationele proces, vertelt Jeroen. “Uitzendbureaus gebruiken Plan4Flex als basis voor al hun werk en werken het liefst zo veel mogelijk vanuit één systeem.”

Door ABAX direct te koppelen aan Plan4Flex, stroomt de data van ABAX direct binnen in Plan4Flex. Een groot voordeel voor gezamenlijke klanten. “Je kunt wel in verschillende schermen met verschillende systemen werken, maar je werk wordt pas makkelijker als je zaken samenvoegt. Het maakt daarnaast controles makkelijker uit te voeren.”

Andersom kreeg Plan4Flex vanuit de uitzendbranche steeds vaker vragen naar software voor voertuigbeheer en ritregistratie. Dréann: “In de uitzendbranche worden de marges steeds kleiner en optimalisaties dus steeds belangrijker”.

Voorheen werd data uit de operationele software wel doorgestuurd naar vervoersbeheer. “Maar dat lost het probleem van de klant niet op”, legt Dréann uit. “Dan moet je alsnog handmatig de data vergelijken. In Plan4Flex kun je een planning maken van een bepaalde rit. Welke route hij volgt, welke collega’s hij ophaalt, hoe veel kilometer het is. Maar je weet nooit of die rit ook daadwerkelijk zo is verlopen. Dankzij de koppeling met ABAX, krijg je die informatie nu wel.”

Meer dan ritregistratie

Bas van Bergen is enthousiast over de koppeling: “Het werkt goed. We zien nu dingen die we anders niet zagen. Met dat inzicht kunnen we veel beter bijsturen op de processen.” En de integratie tussen ABAX en Plan4Flex helpt niet alleen bij de ritregistratie. Bas ziet voor de toekomst nog meer mogelijkheden: “We proberen de software steeds verder in ons proces te integreren. Uiteindelijk willen we toe naar een dashboards met de Total Cost of Ownership van elke auto.”

Voordelen integratie

  • Inzicht in zakelijke en privéritten met auto’s en patronen hierin ontdekken
  • Automatisch geplande en daadwerkelijk gereden ritten vergelijken
  • 20% tijdbesparing voor kantoormedewerkers
  • Minder handmatig werk en dus minder fouten
  • Alle data in één systeem

Meer weten over hoe de koppeling tussen ABAX en Plan4Flex kilometerregistratie voor uitzendbureaus makkelijker maakt? Bekijk de integratiepagina of neem contact op met Dréann via dreann@ewingsict.nl of 06 8390 5252.

Beeld: Pixabay