5 concrete manieren waarop software jouw uitzendorganisatie helpt met de volgende stap

Software lijkt vaak de heilige graal. Als je software inzet binnen je bedrijf, dan komt het vanzelf goed. Maar wat komt er dan precies goed? En is software echt die heilige graal? Directeur Egbert is in dit blog eerlijk over het antwoord op deze vragen en komt met concrete voorbeelden van hoe specifiek flexsoftware nu écht bijdraagt. 

Waarschijnlijk raadde je het antwoord al: nee, software is geen heilige graal. Software specifiek voor de uitzendbranche helpt jouw uitzendorganisatie zeker de volgende stap te zetten. Het begin van die stap is echter uitdagend. Sowieso moet je organisatie er klaar voor zijn. In mijn vorige blog beschreef ik al ‘zes signalen dat jouw uitzendorganisatie toe is aan de volgende stap’. Merk je die op, dan is software een manier om naar die signalen te luisteren en met jouw organisatie de volgende fase in te luiden. 

In die fase komt er veel op je af. Het is daarom belangrijk eerst stil te staan bij de vraag: wat is het doel dat je met flexsoftware wilt bereiken? Dit doel bepaalt hoe je software kan inzetten op een manier die écht voor jou werkt. Ik noem hieronder vijf voordelen. 

1. Software automatiseert
   Flexsoftware neemt veel repetitieve taken uit handen. Het zet zaken achter elkaar in gang, zonder dat hier kostbare tijd van een medewerker aan moet worden besteed. Je vermindert dus handmatig werk en zo driekwart van de fouten. Hoe dat eruitziet? Je stelt bijvoorbeeld sjablonen in voor arbeidscontracten. Dan voer je alleen de persoonlijke gegevens van de nieuwe uitzendkracht in en de software genereert automatisch een contract. Of uitzendkrachten die hun gewerkte uren via software doorgeven, waarna die uren automatisch in het systeem verwerkt worden.
2. Software zorgt voor transparantie
   Met flexsoftware leg je gegevens correct en volledig vast. Zo is altijd inzichtelijk wat er waar en door wie gebeurt. Loopt je systeem vast, dan kun je snel de oorzaak achterhalen. Ook kun je eenvoudig bij al deze data tijdens audits of controles. Die transparantie zorgt ervoor dat je aantoont dat je aan wet- en regelgeving voldoet en voorkomt boetes. Daarnaast zorgt dit inzicht dat je stuurt op data in plaats van op kennis in de hoofden van mensen. Denk aan medewerkers die in flexsoftware zaken plannen als vervoer en huisvesting. Dankzij het inzicht in deze bronnen benut je ze volledig.
3. Software bouwt bruggen
   Een ander groot voordeel is dat flexsoftware de eilandvorming binnen jouw organisatie doorbreekt. Iedereen werkt binnen het systeem op dezelfde manier én gebruikt dezelfde data. De taken van een collega overnemen bij ziekte is zo heel eenvoudig. Bovendien zijn discussies over data verleden tijd. Er is nu één versie van de waarheid.Wel zijn hierdoor sommige organisaties bang dat werken met software de vrijheid van medewerkers beperkt. Afwijken van de normale manier van werken als een situatie daarom vraagt, zou niet meer mogelijk zijn. Dat is gelukkig niet waar. Ook in een softwaresysteem hoef je niet continu hetzelfde te doen. Je kan nog steeds ruimte bieden om uitzonderingen te maken en eigen inbreng te leveren. In sommige software kun je een arbeidscontract digitaal ondertekenen, maar je kan daarnaast natuurlijk ook nog de pen gebruiken en het contract vervolgens inscannen. Je verliest het menselijke aspect van je werk niet uit het oog, maar zorgt wel voor kaders en een uniforme manier van werken.
4. Software bespaart tijd
   Werken met software zorgt dat je tot 30 procent meer tijd overhoudt. Tijd die je kan steken in andere zaken. Zoals contact met je eigen medewerkers, je uitzendkrachten en klanten. Zo weet je beter wat er bij mensen speelt en draag je nog actiever bij aan hun tevredenheid.Je bespaarde tijd kan je ook inzetten voor een hogere productiviteit. Je houdt meer tijd over om andere taken op te pakken en doet dus meer werk met hetzelfde aantal medewerkers. Bovendien schaal je het aantal medewerkers ook nog eens makkelijker op. Je werkt namelijk op dezelfde manier, waardoor nieuwe krachten sneller ingewerkt zijn en uitbreiding van diensten eenvoudiger is.
5. Software geeft een kijkje in de toekomst
   Software helpt je ook bij het nemen van strategische beslissingen over de toekomst van je organisatie. In plaats van eens per drie maanden handmatig de verzamelde gegevens analyseren, heb je met software dagelijks toegang tot realtime rapportages. Zo krijg je naast inzicht in arbeidsuren, omzet per klant of compliance-statussen, ook inzicht in strategische trends. Hierdoor kun je proactief handelen en beter inspelen op veranderingen in de markt. Overigens moet de data dan wel kloppen. Want als één persoon de data verkeerd invoert, kan je hele rapportage in de prullenbak. 

Garbage in, garbage out 

Al deze voordelen van software kennen een kanttekening: jouw medewerkers moeten zich bewust zijn van hun invloed op de kwaliteit van de data en op de organisatie. Medewerkers moeten de data uit hun hoofden in de software vastleggen. Gebeurt dat verkeerd, dan zet je een misstap: ‘garbage in, garbage out’.  

Dat brengt mij terug bij het punt dat ik aan het begin van dit blog maakte. Zorg dat je met zijn allen hetzelfde doel nastreeft en dat duidelijk is welke stappen je neemt om dit doel te bereiken. Een eerlijk en open gesprek met een consulent kan je hierbij helpen. Het begint met een duidelijke visie en betrokkenheid. Zit dat goed, dan is software dé manier om met jouw uitzendorganisatie de volgende stap te zetten. 

Wil je sparren over hoe jouw uitzendorganisatie de volgende stap kan zetten? Bel dan naar 088-6906999 of stuur een mail op egbert@ewingsict.nl. Ik denk graag met je mee!

Ben je benieuwd hoe andere uitzendorganisatie dit hebben aangevlogen? Lees dan eens wat klantverhalen, zoals die van Atik uitzendbureau.