Overstap op Plan4Flex & Nocore voor AUB van Bergen "echt een verademing"

Operationele software is nu “een van de meest cruciale stukjes software” voor uitzendbureau.

Na zeven jaar nog grote stappen zetten met Plan4Flex? Dat kan! AUB van Bergen startte al in 2014 met Plan4Flex. Toen het uitzendbureau voor arbeidsmigranten de overstap maakte van verloningspakket UBplus naar Nocore, kreeg Plan4Flex een centrale plek in de organisatie. Met Plan4Flex en Nocore bespaart het familiebedrijf nu een hoop tijd en kunnen medewerkers informatie beter vinden en gemakkelijker wijzigingen in lonen en cao’s doorvoeren.

Het uitzendbedrijf werkt al dertig jaar met arbeidsmigranten. Naast uitzenden, levert de organisatie ook backofficediensten voor andere uitzendbedrijven. Vanaf het kantoor in Hoek van Holland ondersteunen twintig backofficemedewerkers de kleine duizend uitzendkrachten bij verschillende organisaties in de agrarische en hieraan verwante sectoren. Directeur Bas van Bergen en Mike van Heijningen, functioneel beheerder vertellen hoe zij met Plan4Flex werken en hoe dit veranderde door de overstap van UBplus op Nocore.

Plannen in Excel onbegonnen werk door groei

Tot de overstap op Plan4Flex in 2014, deed AUB van Bergen de planning in Excel. Bas van Bergen vertelt waarom zij overstapten op planningsoftware: “Met één planner lukte dat prima. Maar met meer administratieve- en uitzendkrachten wordt plannen in Excel uiteindelijk onbegonnen werk. Samenwerken met meerdere planners in hetzelfde document ging niet. Zo raakten we steeds informatie kwijt.” Tegelijk werden de werkzaamheden van het uitzendbureau gecompliceerder en uitgebreider. “Als planner hoefde je vroeger geen contracten of werknemersdossiers bij te houden, dat deed de administratie. Nu moet dit wel. Maar niet meer in Excel.”

Het uitzendbedrijf ging op zoek naar een planningsoftwarepakket. “Voordat we kozen voor Plan4Flex, hadden we al geëxperimenteerd met een ander pakket. Dat was het nét niet. Plan4Flex was het eerste pakket waarbij we wel een goed gevoel hadden.”

Inmiddels gebruikt AUB van Bergen de operationele software voor bijna elk onderdeel van de bedrijfsvoering, van contracten en huisvesting tot de zorgverzekering en communicatie met uitzendkrachten. Ook profiteert het uitzendbureau van de koppeling met Securitech, waarmee identificatie van de arbeidsmigranten makkelijker wordt. De hoeveelheid werk bleef hetzelfde, maar dankzij Plan4Flex verzet het uitzendbureau met hetzelfde aantal mensen meer werk in dezelfde tijd. Bas: “Plan4Flex is de spil in onze organisatie. Alles hangt ermee samen, van verloningspakket tot financieel. De centrale plek die de software in onze organisatie inneemt, maakt het erg belangrijk.”

Van verloningspakket UBplus naar Nocore

Voorheen werkte AUB met verloningspakket UBplus. In de zoektocht naar een nieuw pakket, kwam de uitzender via Plan4Flex al snel uit bij Nocore. Bas: “We zijn in de markt gaan kijken wat het beste past in onze workflow.” Het verloningspakket had de passende functies, zoals een uitstekende ET-regeling. Daarnaast hebben Nocore en Plan4Flex een zeer uitgebreide en geavanceerde koppeling die perfect aansloot bij de wensen van AUB.

Mike vult aan: “De koppeling gaat inhoudelijk dieper dan we met UBplus gewend waren, waardoor we een stap vooruit zetten.” Zoals bijvoorbeeld met het automatisch overzetten van de plaatsingen (de jobs in Nocore) en de urenbriefjes van Plan4Flex naar Nocore. Ook onkosten, zoals inhoudingen van huisvesting en zorgverzekering, zijn gekoppeld aan de planning en worden daarmee automatisch naar Nocore doorgezet. Hier komt geen handmatig werk meer bij kijken.

Toen de keuze voor Nocore eenmaal was gemaakt ging het proces snel. In vier maanden tijd was de overstap helemaal rond. Een knappe prestatie, omdat AUB van Bergen vanwege de backofficediensten in twee Plan4Flex-systemen werkt. Mike: “Dat maakte onze overstap twee keer zo veel werk.”

Plan4Flex als centraal systeem

Ook verplaatste de uitzender functies naar voren in het bedrijfsproces, van de administratie naar de operatie. Af- en aanmelden van zorgverzekeringen, loontabellen, onkosten en totale ontrafeling werden vanaf dit moment in Plan4Flex geregeld, in plaats van in het verloningspakket. “Het was een bewuste keuze om Plan4Flex centraler in onze organisatie te zetten”, vertelt Bas.

Mike haakt daarop in: “Het voordeel is dat de uitzendkracht alle informatie in één app (de Plan4Flex App) kan zien. We communiceren nu via een centrale informatieomgeving met uitzendkrachten, bieden ze hiermee documenten aan en laten ze deze ondertekenen.” Ook de administratie profiteert hiervan, vertelt de functioneel beheerder: “Zij konden nu alles sneller vinden, bijvoorbeeld met controles. Alle informatie staat op een plek. Dat is echt een verbeterpunt ten opzichte van vorig jaar!”

Mike en Bas aan het werk.

Wijzigingen in cao’s en lonen

Maar dat is voor Mike niet het belangrijkste voordeel: “Ik zie vooral voordelen in wijzigingen in lonen en cao’s. Deze zijn door de koppeling nu heel makkelijk door te voeren. Dat scheelt een hoop tijd en geeft minder druk in de organisatie. Je merkt echt dat mensen er nu minder tegenop kijken om dit soort wijzigingen te doen. In plaats van handmatig voor iedere uitzendkracht lonen aan te passen, passen we nu in één keer de loontabellen aan in Plan4Flex.”

Dit werkt automatisch door nadat je de cao-wijzigingen in Nocore hebt doorgevoerd, waardoor een match ontstaat tussen Plan4Flex en Nocore. Dat brengt rust in de organisatie. “Je merkt dat je veel meer in control bent. Je weet wat er staat te gebeuren, je hebt goede overzichten. Dat is echt een verschil met voorheen.”

Ditzelfde geldt voor de cao’s, gaat Mike verder: “We werken nu met ongeveer 30 cao’s. Dat we de stap naar Plan4Flex hebben gemaakt, is echt een verademing. Je bent eigenlijk alleen nog bezig met controleren en niet meer met handmatig invoeren van gegevens.” Bas is het daarmee eens: “Voorheen deden we de ontrafeling in Excel, omdat Plan4Flex nog niet paste bij onze bedrijfsvoering. Stap voor stap is dat gegroeid, en Plan4Flex groeide daarin mee. Nu is het een van de meest cruciale stukjes software in ons bedrijf.”

“Plan4Flex is een van de meest cruciale stukjes software in ons bedrijf”

Bas van Bergen, directeur AUB van Bergen

Volume maakt het verschil

Ook zijn de foutmarges sinds de overstap op Nocore kleiner en kan het familiebedrijf meer uren op een snellere manier verwerken. Hoe meer informatie je verwerkt, hoe groter de winst, vertelt Bas. “We maken tijdwinst op de bulk, maar verliezen tijd op de kleinere batches. Dat komt omdat ze even lang duren als een grote batch.”

Samenwerking en mogelijkheden

Het contact met de consultants en servicedesk van Plan4Flex ervaart Mike als prettig. En bij de overstap naar Nocore, bood Plan4Flex-consultant Stefan uitkomst door bij te springen. “Hij is in de eerste weken echt heel veel hier geweest om het operationele gedeelte goed neer te zetten. Dat was erg fijn, omdat ik er gewoon te weinig tijd voor had om het zelf te doen.”

Dat Plan4Flex echt kennis van zaken heeft, beaamt Bas. “De doorlooptijd duurt voor ons als klant altijd te lang, omdat je het liefst meteen aan de slag wil.” Plan4Flex en Nocore blijven hun software ontwikkelen en zijn continu op zoek naar nieuwe mogelijkheden.

Hoewel AUB van Bergen flinke stappen heeft gemaakt in het optimaal gebruik van Plan4Flex, zien Bas en Mike nog genoeg mogelijkheden. “De volgende stap is wat mij betreft om goede rapportages te gaan maken met Plan4Flex”, zegt Mike. “Daar ben ik nog niet aan toe gekomen.” Bas stipt het belang van een persoonlijke benadering van uitzendkrachten aan: “De urenverwerking gebeurt nu in bulk. Dat levert ons enorm veel tijd op, maar daardoor benader je mensen steeds minder als individu. Persoonlijke benadering blijft belangrijk, ook met software.” Dat kan bijvoorbeeld met de Plan4Flex App. Ook de komende zeven jaar is er dus genoeg te optimaliseren.

Meer weten over onze software en hoe we klanten verder helpen? Kijk voor meer informatie op de softwarepagina of lees de ervaringen van andere klanten in hun klantverhalen.

Ga terug
Mike en Bas, AUB van Bergen

Mike van Heijningen, functioneel beheerder, en Bas van Bergen, directeur bij AUB van Bergen

Nieuwsgierig naar wat Plan4Flex voor jouw organisatie kan betekenen? Bekijk de voordelen voor jouw functie of neem contact op met Dréann van den Akker.

Meer weten over de samenwerking tussen Plan4Flex en Nocore? Bekijk de partnerpagina.