Efficiënter werken staat hoog op het lijstje van elk uitzendbureau. Dat zie ik bij onze klanten, maar herken ik ook uit de tijd toen ik zelf nog eigenaar van een uitzendbureau voor arbeidsmigranten was. Als je wil groeien met je uitzendbureau, moet je efficiëntieverbeteringen doorvoeren. Maar hoe?

Als eerste pak je natuurlijk grote kostenposten als huisvesting en vervoer aan. Intern, op de administratie, kun je ook veel werk automatiseren. Toch ben je dan nog niet klaar. Er zijn nog meer zaken die je kunt optimaliseren, die vaak minder belicht worden. Daarom neem ik je in dit blog mee in drie zaken die ik zelf zou doen als ik nu nog directeur van een uitzendbureau was. Lees mijn drie efficiëntieverbeteringen voor je uitzendbureau:

Meer doen met data

Data wordt al jaren het nieuwe goud genoemd. Ook steeds meer uitzendbureaus zien hier de waarde van in. Met data uit verschillende bronnen krijg je meer inzicht in je bedrijfsprocessen. Als je informatie uit je financiële en operationele software aan elkaar verbindt, ontdek je waar je efficiëntieverbeteringen kunt doorvoeren. Vroeger maakten we hiervoor een paar keer per jaar kostprijsberekeningen in Excel. Daarbij ging je uit van een standaard, en nam je een paar voorbeelden op basis waarvan je beslissingen neemt. Een tijdrovende klus, dat kan makkelijker!

Met een BI-tool heb je met één druk op de knop een dwarsdoorsnede van je organisatie. In realtime combineer je cijfers uit verschillende bronnen en koppel je de operatie aan de administratie. Zo draai je eenvoudig rapportages uit. Daardoor ontdek je bijvoorbeeld dat klant A hele hoge reiskosten per gewerkt uur heeft, terwijl er maar vijf uitzendkrachten werken. Met die informatie kun je gaan terugredeneren en beslissingen nemen. Waardoor komt dit? Wonen de uitzendkrachten te ver van de locatie? Of moeten ze alle vijf apart reizen omdat ze verschillende diensten hebben?

Door terug te redeneren naar kosten per gewerkt uur, heb je een goede parameter die je als standaard kunt gebruiken. En omdat je alles terugredeneert naar dezelfde parameter, kun je zaken goed met elkaar vergelijken. Dankzij data weet je namelijk achteraf hoeveel een keuze je heeft opgebracht. Het is daarom belangrijk dat je het gevoel dat iets werkt, met data kunt onderbouwen.

Collega met helikopterview

Om optimaal te profiteren van de output van je BI-tool, heb je in je organisatie iemand nodig die het volledige overzicht over de operatie houdt. Een collega die kijkt naar je totaalproces en bedenkt: wat kan hier beter? Dat zit hem niet alleen in de grote stappen, die zijn vaak al gemaakt. Het zit hem in de laatste punten, die samen een groot verschil kunnen maken.

Hoe meer je groeit, hoe belangrijker dat overzicht wordt. Je ziet door groei namelijk vaak eilandjes ontstaan, waarbij intercedenten ieder verantwoordelijk zijn voor hun eigen klanten. Maar daardoor mis je kansen op misschien wel gouden combinaties, doordat er niet buiten de eigen kaders gekeken wordt.

De ‘verbetermanager’ hoeft geen fulltime job te zijn. Wel is het belangrijk dat diegene snapt hoe de processen in je operatie lopen en dat je niet altijd alleen naar cijfers kunt kijken. Je wil bijvoorbeeld een samenwonend stel niet uit elkaar halen, zodat een van de twee dichterbij werk komt te wonen.

Doordat de verbetermanager een helikopterbeeld heeft van alle klanten en medewerkers, ziet hij verbanden en kansen. Stel dat hij erachter komt dat een uitzendkracht elke week een uur meer kan werken, door slimme combinaties te maken tussen klanten en intercedenten. Als de helft van je uitzendkrachten op deze manier elke week een uurtje meer kan werken, zet je een enorme stap in je efficiëntie. Je hebt minder uitzendkrachten in dienst, waardoor je vaste kosten dalen. Voor vervoer en huisvesting van arbeidsmigranten, maar ook voor interne processen zijn natuurlijk vergelijkbare voorbeelden te bedenken.

Met een verbetermanager blijf je decentraal werken, maar heb je het voordeel dat één persoon het overzicht heeft. Omdat de operatie gekoppeld is aan de administratie, kan hij terugredeneren wat er waar verbeterd kan worden, een plan opstellen en verbeteringen doorvoeren. Soms betekent dat dat je geld moet uitgeven om het aan de andere kant te verdienen. Bijvoorbeeld door de investeren in andere huisvesting of fietsen aan te schaffen om te besparen op reiskosten. Op basis van data weet je namelijk achteraf hoe veel een beslissing je heeft opgebracht.

Positionering op basis van wensen uitzendkrachten

Tevreden uitzendkrachten blijven langer voor je werken. Probeer erachter te komen wat je uitzendkrachten echt belangrijk vinden en waarom ze langer zouden willen blijven. Begin intern, bijvoorbeeld bij je planners. Doe marktonderzoek, ontdek waar jij als bedrijf staat. Kijk daarbij ook naar concurrenten: waarom doen zij dingen op een bepaalde manier? Wil ik dat ook zo doen?

Op basis van deze informatie zet je jezelf in de markt. Probeer uniek te zijn, zodat je jouw bedrijf onderscheidt van de bulk. Dat gaat, ook bij arbeidsmigranten, over meer dan alleen het salaris. Zorg voor een prettige werkomgeving en een stukje persoonlijke aandacht. Houd voor ogen dat arbeidsmigranten in een land zijn waar ze de taal en regels niet kennen en probeer ze te helpen waar mogelijk. Door andere zaken te automatiseren, houd je hier vanzelf tijd voor over.

En kijk ook eens buiten de gebaande paden. Als wij in mijn uitzendbureau vroeger tekorten hadden aan personeel, bood ik mensen een extraatje als ze een week langer bleven werken. Bijvoorbeeld een dagje pretpark. Die extra uren werk, loont altijd meer dan wat zo’n kaartje kost. Als je uitzendkrachten tevreden zijn, hebben ze binding met je organisatie en gaan ze niet voor een dubbeltje extra per uur bij een ander werken.

Laat de wet van de grote getallen voor je werken

Efficiëntieverbeteringen in je uitzendbureau zit hem niet in één onderdeel voor 100 procent optimaliseren. Efficiënter werken doe je door overal een paar procent meer of beter te doen. De wet van de grote getallen maakt dit vanzelf interessant. Begin bij je grootste kostenpost, en kijk wat je daarin efficiënter kunt doen. Stel een verbetermanager aan en maak een lijst van onderdelen waar je naar gaat kijken, waar je één of twee procent winst kunt maken. En houdt daarbij de tevredenheid van je uitzendkrachten in de gaten. Op deze manier weet ik zeker dat iedereen efficiënter kan gaan werken.

Beeld: Pexels.