Het succes van een nieuw systeem hangt af van de manier waarop de organisatie de implementatie aanpakt. Je werknemers zijn hierin een bepalende factor. In de elfde aflevering van ‘Grensverleggend in Flex’ deelt ICT-consultant Wendy Laumen haar inzichten over hoe je je werknemers bij de implementatie betrekt maar ook waarom je de stekker soms uit een project moet trekken.
Wendy Laumen is zelfstandig ICT-consultant en werkt sinds 2007 in de flexbranche. Daarbij is ze bij Plan4Flex werkzaam als teamleider consultancy. Ze heeft veel ervaring met het implementeren van IT-oplossingen en verandermanagement. Haar aanpak richt zich op de gebruikers. Ze zorgt ervoor dat software naadloos aansluit bij de wensen van het bedrijf en bij de mensen die met de oplossing gaan werken. Door haar jarenlange ervaring weet ze inmiddels precies wat werkt en wat niet werkt bij implementaties. Tijdens het podcastgesprek met Dréann en Egbert deelt Wendy een aantal nuttige tips.
Betrek je medewerkers op tijd
Het succes van een implementatie hangt van een aantal factoren af. Zoals het type organisatie waar de systeemverandering moet plaatsvinden en de mensen die ermee moeten werken. “Werknemers die relatief kort ergens werken, zijn vaak flexibeler dan degenen die er al langer werken”, legt Wendy uit.
Bij een systeemovergang is het verleidelijk om de focus te leggen op de technische kant van het verhaal. Wendy: “Maar de échte uitdaging zit in het meekrijgen van je medewerkers. Wanneer bedrijven hun medewerkers niet informeren over de aankomende verandering, ontstaat weerstand. Ze weten niet waarom een nieuw systeem nodig is en onbekend maakt onbemind.”
Belangrijk is om je werknemers zo vroeg mogelijk te betrekken bij het proces. “Hoe eerder je je werknemers in het proces betrekt, hoe minder hun weerstand. Ook moet je ze de mogelijkheid bieden om input te geven”, zegt Wendy. “Dit betekent niet dat ieders wensen worden ingewilligd. Maar door je medewerkers de mogelijkheid te bieden om mee te denken, hebben ze wel het idee dat er naar hen wordt geluisterd.” Want uiteindelijk zijn het de mensen die het systeem moeten gebruiken. “Maak werknemers duidelijk dat zij een bepalende factor zijn in het succes van een project.”
Werk in sprints
Een andere factor die het succes van een implementatie bepaalt, is de tijd die ervoor wordt genomen. “Door tijdsdruk moet zoiets vaak snel gebeuren, want tijd is geld.” Wendy is tegen een zogenaamde Big Bang-implementatie, waarbij je alle gebruikers tegelijkertijd laat overgaan naar een nieuw systeem. “Met een Big Bang verlies je het enthousiasme in de organisatie omdat in één keer alles anders moet en de looptijd veel langer is. Doe het in plaats daarvan in sprints, in verschillende onderdelen. Door er korte behapbare stukken van te maken, kan iedereen langzaam aan het nieuwe systeem wennen.”
Daarbij moet je genoeg tijd vrijmaken voor je key users: “Zij hebben ook hun standaard werkzaamheden waar je rekening mee moet houden. Maak daarom extra tijd voor ze vrij waardoor ze ook hun key user taken goed kunnen uitvoeren”, voegt ze toe.
De stekker eruit trekken
Een systeemimplementatie is nooit eenvoudig. Simpelweg omdat niet iedereen mee wil veranderen. “Maar als je aan je werknemers duidelijk maakt hoe een nieuw systeem hun werk beter maakt, kom je al een heel eind”, benadrukt Wendy.
Er zijn ook factoren waar je moeilijker op kan anticiperen. Soms komen we tijdens het implementatieproces erachter dat de keuze voor een bepaald systeem, toch niet de juiste was. “Als directie moet je dan de keuze maken om de stekker eruit te trekken. Geen gemakkelijke beslissing maar juist door op tijd te stoppen, bespaar je veel geld én tijd. Dit is uiteindelijk minder nadelig voor de organisatie als voor haar medewerkers.”
Overweeg je om nieuw systeem te implementeren en wil je profiteren van de kennis en ervaring van Plan4Flex? Lees dan zeker ook ons whitepaper over dit onderwerp. We schreven een whitepaper met twintig aandachtspunten die je helpen om goed aan de slag te gaan met jouw volgende software-implementatie. Doe er je voordeel mee.
Dit blog is een samenvatting van de podcastaflevering over ‘Verandering is lastig, begin met je mensen’. Wendy besprak natuurlijk nog veel meer met Dréann en Egbert in de podcast Grensverleggend in Flex. Ben je benieuwd? Luister dan naar deze en andere afleveringen van Grensverleggend in Flex en ontdek hoe experts zoals Wendy Laumen de flexbranche vormgeven.
