Er zijn genoeg plekken in een organisatie waar knelpunten kunnen ontstaan. In onze vorige blog vertelden al over dubbel werk en ruis op de lijn tussen administratie en operatie. Als we meer inzoomen op de uitzendbranche, dan zorgt bijvoorbeeld de relatief nieuwe Wet Arbeid in Balans (WAB) voor de nodige knelpunten in je administratie, die gelukkig ook snel zijn op te lossen.
Administratie op orde
Simpel gezegd is een uitzendkracht verplicht zijn of haar administratie goed op orde te hebben. Een uitzendbureau moet alle informatie die wordt bewerkt of verwerkt, kunnen delen met de uitzendkracht. Als een uitzendkracht vertrekt, is een uitzendbureau verplicht om alle documenten en informatie met de uitzendkracht te delen. Dat kan voor het nodige tijdrovende en handmatig werk zorgen. Aangezien je alle informatie toch moet verzamelen, is het slim om alle data vanaf het begin op één plek te verzamelen en logisch te houden.
Alle data in één systeem
Ook in de relatie tussen uitzendbureau en uitzendkracht zit vaak genoeg nog veel ruis. De informatie over gewerkte uren, ondertekende stukken en allerlei andere zaken ligt versnipperd op verschillende afdelingen en dat bevordert een vlotte afdeling bepaald niet. Door de informatie centraal te verzamelen één systeem, is alles snel geregeld. Ook in je relatie met je klant. Als uitzendbureau heb je in feite twee klanten: de opdrachtgever en de uitzendkracht. Juist door als centraal (verzamel)punt op te treden, ontstaan er geen fouten en is informatie voor iedereen snel en overzichtelijk beschikbaar.
Dit kan in Plan4Flex, een operationeel systeem dat uitgaat van de werknemer. Alle benodigde data wordt hier centraal verzameld en opgeslagen. Geen discussie over verschillen in data (“in mijn administratie staat zoveel uur, en in jouw overzicht een ander aantal”), want iedereen gaat uit van dezelfde dataset. Dat maakt het ook makkelijk om eventuele verschillen snel op te sporen en te herleiden.
Digitaal ondertekenen van documenten
Met de mogelijkheid om digitaal te ondertekenen, blijft informatie makkelijker op één centrale plaats. Het document dat wordt ondertekend, bied je namelijk aan in dezelfde omgeving als waarin je het opslaat. Na goedkeuring, staat het getekende document direct in het digitaal dossier waarin alle informatie samenkomt. Contracten en andere overeenkomsten: het zit allemaal in één systeem, goedgekeurd door de Belastingdienst. Zo voorkom je dat de WAB knelpunten in je administratie oplevert.
We verwachten dat de vraag naar digitaal ondertekenen van documenten door de coronacrisis alleen maar versneld wordt, dus het is slim om hier nu bij aan te haken. Meer weten? Stuur een mail naar Dréann van den Akker.
