Efficiënter werken helpt uitzendbureau Stipt groeien

Dankzij de wetgeving van de Europese Unie kun je als werkgever personeel uit heel Europa aannemen. Handig voor werving en selectie, maar hoe houd je overzicht over de mensen die je inhuurt én grip op je administratie? Eenvoudig: door te werken met een uitzendspecialist zoals Stipt, een uitzendbureau gespecialiseerd in personeel voor productiewerk. Met Plan4Flex nam Stipt afscheid van ingewikkelde Excelsheets en koos het uitzendbureau voor schaalbaarheid, structuur en inzicht.

Stipt regelt een werkplek, huisvesting en vervoer voor flexkrachten

Stipt voorziet Nederlandse bedrijven van zowel productiepersoneel als deskundig technisch personeel. Zij werken met uitzendkrachten uit Nederland, Polen, Griekenland, Slovenië, Slowakije, Litouwen en Letland. Stipt regelt niet alleen een werkplek, maar ook huisvesting en vervoer. De administratie en bijkomende communicatie met medewerkers worden hierdoor al snel heel complex.

Planning en communicatie als achilleshiel

Algemeen directeur Bart Legierse: “De belastingregels zijn nog te overzien. In de basis wordt iedereen uit de EU volgens Nederlandse cao’s betaald. Onze systemen voor de financiële- en loonadministratie regelen dat. De moeilijkheid zit hem in de planning en communicatie. Voorheen planden we huisvesting en vervoer via Excel. Op een eigen server draaide een set geavanceerde, complexe Excelsheets.”

Moeilijk overzicht houden

Daar zaten praktische haken en ogen aan. Stamgegevens van personeel moesten in ieder systeem opnieuw ingevoerd worden. Dat was niet alleen tijdrovend, maar bracht ook een risico op fouten met zich mee. Uitzendkrachten werden via e-mail en WhatsApp op de hoogte gebracht van planningen. Vragen kwam via deze twee kanalen terug en dat maakte het moeilijk om overzicht te houden.

“Als iemand vragen heeft kunnen ze die direct via de chat stellen.”
Bart Legierse, algemeen directeur bij Stipt uitzendbureau

Alles komt samen in één pakket

De kracht van Plan4Flex schuilt in integratie. Alles komt samen in één pakket dat integreert met de rest van de bedrijfsomgeving. Zo stuurt Plan4Flex stamgegevens van het personeel via een koppeling naar de verloningssoftware. Dat scheelt veel tijd bij het registeren van nieuwe medewerkers en voorkomt fouten in die gegevens.

Dankzij de oplossing van Plan4Flex kon Stipt afscheid nemen van de Excel-constructie. Bart: “Plan4Flex ondersteunt ons zowel bij het plannen van huisvesting en vervoer naar het werk als bij het communiceren met de medewerkers.”

Makkelijk met medewerkers communiceren

Uitzendkrachten hoeven niet meer te kijken naar WhatsApp en de e-mail, maar gebruiken de Plan4Flex App op hun telefoon. Bart: “Daarmee kunnen wij heel makkelijk met medewerkers communiceren. De werktijden, werkplek en het vervoer staan allemaal in de app. Als iemand vragen heeft kunnen ze die direct via de chat stellen.” Zo weet zowel de medewerker als de klant direct waar hij aan toe is.

Schaalbaarheid, structuur en inzicht

“Plan4Flex zorgt voor schaalbaarheid, structuur en inzicht”, sluit de algemeen directeur af. Door de planning en communicatie samen te brengen, werkt de backoffice efficiënter. Dat geeft ruimte om met hetzelfde aantal medewerkers meer uitzendkrachten te begeleiden en zo als bedrijf te groeien.