FHS automatiseert met "het beste van twee werelden": Plan4Flex en Nocore

Als je bedrijf floreert, ontgroeit je administratie op een gegeven moment je zelfgemaakte software en Excellijsten. Dat was ook de reden waarom Flexible Human Services (FHS) besloot op zoek te gaan naar software voor planning en verloning. Losse pakketten voor beide processen was een vereiste, om zowel planning als verloning optimaal te laten verlopen. De propositie van Plan4Flex en Nocore gaf FHS “het beste van twee werelden.”

FHS verzorgt internationale arbeidsbemiddeling in en rondom de randstad. Het in 2002 opgerichte uitzendbureau heeft elke dag zo’n 2000 mensen aan het werk in de sectoren productie, techniek, agrarisch, voeding en logistiek. Omdat het steeds lastiger werd om nieuwe ontwikkelingen bij te houden in een zelfgebouwd software systeem en Excellijsten en de wens naar meer inzicht bleef groeien, besloot het bedrijf in 2011 op zoek te gaan naar een planning- en salarispakket. De software moest onder andere gebruiksvriendelijk zijn, automatiseren mogelijk maken en een eind maken aan de dubbele data-invoer voor verloning- en salarisverwerking.

“In Excel is het heel moeilijk om historie vast te leggen, dingen terug te vinden en overzicht te bewaren”, vertelt Sander Guijt, Directeur Financiën & Organisatie bij FHS. “En dat was waar wij naar op zoek waren. Meer overzicht. Meer inzicht in hoe dingen geregeld zijn, of dat efficiënt verloopt en wat er beter kan. Dat kan alleen als je ook de historie vastlegt.”

Aparte systemen voor frontend en backend

Het bedrijf uit de bollenstreek koos bewust voor twee losse systemen voor planning en salaris. “Er zijn ook pakketten die zowel planning als verloning aanbieden, maar dan functioneert een van de twee altijd minder goed.” Na een decennium werden de zelfgebouwde software en Excellijsten ingeruild voor de combinatie van Plan4Flex en Nocore. Guijt legt de keuze uit: “Plan4Flex en Nocore sloten het beste aan bij onze wensen en eisen. Ze hadden een goede propositie voor hun samenwerking. En we hebben nu één systeem voor de frontend en één voor de backend: het beste van twee werelden!”

De softwarepartijen werken veel samen bij uiteenlopende klanten. Via een op maat gemaakte interface communiceren de twee pakketten met elkaar. Gegevens worden automatisch uitgewisseld. De gewerkte uren gaan in Plan4Flex automatisch door de cao-ontrafelaar en worden vervolgens doorgezet naar Nocore. Het ERP-systeem neemt de verloning en afhandeling voor zijn rekening. De loonstrookjes met informatie over het uitbetaalde loon worden vervolgens automatisch teruggestuurd naar Plan4Flex. Zo kunnen uitzendkrachten in de Plan4Flex App hun loonstrookjes en alle andere informatie altijd en overal inzien.

De Plan4Flex App in gebruik door FHS.

Overstap levert meer inzicht op

De drie bedrijven gingen samen aan de slag met de implementatie. “Dat was super interessant en leuk, maar ook een ingewikkeld traject”, vertelt Sander. FHS ging door de jaren heen steeds meer onderdelen van Plan4Flex gebruiken. Inmiddels gebruikt de arbeidsbemiddelaar bijna alle mogelijkheden van het pakket, van cao-ontrafeling tot digitaal ondertekenen via de app, kloksystemen, werkplanning, transport, opleiding en huisvesting. Maar ook de mogelijkheden voor personeelszaken en sociale begeleiding worden benut.

Dat zorgt er soms voor dat personeel meer handelingen moet doen dan in de periode toen ze nog in de zelf gemaakte software of Excel werkten. “Wat we doen in Plan4Flex is niet altijd minder werk dan dat het voorheen was. Soms duren dingen nu langer of kosten ze meer werk. Maar dat geeft niet, want het is wél werk dat ons meer inzichten geeft. We wilden vooruit, dus deze overstap was de juiste beslissing.”

“Werken in een Excellijstje zoals we vroeger deden, kan nu dus echt niet meer.”
Sander Guijt, Directeur Financiën & Organisatie bij FHS

De voordelen van automatiseren

Meer werk vindt Sander dus niet erg, als het voordelen oplevert: “De clue van automatiseren is dat je dingen niet meer dubbel hoeft te doen.” Dat scheelt tijd en verkleint de foutmarge aanzienlijk, omdat je gegevens niet handmatig hoeft over te nemen. Daarnaast levert de overstap op het softwarepakket inzichten op die het bedrijf verder helpen. Én het maakt het makkelijker om te voldoen aan zowel de wensen van klanten en medewerkers als aan de laatste wet- en regelgeving. “Sinds 2002 zijn we vier keer zo groot geworden. De wereld is ook veranderd. Wetgeving is ingewikkelder geworden, de eisen van mensen zijn ingewikkelder… Daar moeten we aan voldoen. Werken in een Excellijstje zoals we vroeger deden, kan nu dus echt niet meer.”

Samen verder groeien en automatiseren

Over de samenwerking is de Directeur Financiën & Organisatie kritisch, maar tevreden. “Terwijl wij groeiden, groeide e-Wings ook. Die groei loopt niet altijd synchroon. En soms loop je tijdens het groeien tegen groeistuipen aan. Maar dat weten we van elkaar en we houden respect voor elkaars situatie, dat vind ik het belangrijkst.” Hij voegt toe: “Over het algemeen is de samenwerking goed, en e-Wings ICT probeert altijd met ons mee te denken.”

Hoewel FHS al veel geautomatiseerd heeft, liggen er nog genoeg mogelijkheden voor de toekomst. “Automatiseren is een eeuwigdurend proces. Naarmate je groter wordt, worden gedetailleerdere processen belangrijker. Je gaat dus steeds verder op details automatiseren.” Dat werkt door tot in de haarvaten van de organisatie. “Waar we begonnen met automatiseren van de planning, willen we nu allerlei functionaliteiten die nog veel verder gaan, zoals urenverwerking bij klanten of ingewikkeldere systemen voor tijdsregistratie die ook werken bij verschillende in- en uitgangen.”

Om die functionaliteiten steeds verder door te ontwikkelen, is data enorm belangrijk. “Voor ons is het heel belangrijk dat de data in Plan4Flex toegankelijk is en blijft. We zijn afhankelijk van deze data voor koppelingen met externe software, zoals systemen van zorgverzekeraars, ID-scanners, recruitmentsoftware of de black boxen in auto’s.”

Automatiseren om efficiënter te werken

FHS automatiseert om efficiënter te werken: “Groei is daarbij geen doel op zich. Als je efficiënter werkt, kan dat ook met minder omzet een beter resultaat opleveren. Het gaat niet altijd alleen over groei. Je kunt ook kijken naar risicobeheersing en het leveren van betere kwaliteit. Als we minder werk hoeven te doen, kunnen we meer tijd aan onze uitzendkrachten besteden. Dat zorgt niet per definitie voor meer winst of groei, maar wel voor betere kwaliteit.”

De software van Plan4Flex ondersteunt de arbeidsbemiddelaar daarbij. “Plan4Flex geeft ons meer inzicht, waardoor we betere beslissingen kunnen nemen. Die leiden dan weer tot betere kwaliteit, meer winst, groei of een van deze zaken.”

De koppeling tussen Nocore en Plan4Flex levert FHS een hoop voordelen op. Wil je weten hoe de software jouw werk makkelijker maakt? Lees meer van dit soort klantverhalen of ontdek welke mogelijkheden de software biedt.

De afdeling planning bij FHS werkt in Plan4Flex.

Meer weten over de samenwerking tussen Plan4Flex en Nocore? Bekijk de partnerpagina.