Vakantie- of verlofaanvragen, ziek- of betermeldingen via mail, telefoon of een papieren briefje? Dat is onoverzichtelijk en inefficiënt. Uitzendkrachten kunnen afwezigheidsmeldingen namelijk ook doorgeven via de Plan4Flex App. Zo houd je álle communicatie met je uitzendkrachten in hetzelfde platform. Je uitzendkracht weet hoe hij je kan bereiken en alle aanvragen liggen direct vast in het systeem.

Zo verwerk je eenvoudig verlofaanvragen of ziekmeldingen. Met minimaal handmatig werk. Terwijl de informatie in je operationele software staat en blijft, van aanvraag tot loonstrook. En automatisch wordt toegevoegd aan het digitaal dossier van de medewerker.

Efficiënter verloop van je processen

De afwezigheidsaanvragen geven je de mogelijkheid om je processen efficiënter in te richten. Alle informatie en communicatie wordt vastgelegd in Plan4Flex. Als iemand zich ziekmeldt, kun je er op basis van automatische triggers voor zorgen dat planner en opdrachtgever automatisch een mail krijgen. Komt de ziekmelding om zes uur ’s ochtends binnen, dan weet de opdrachtgever meteen dat hij die persoon die dag niet hoeft te verwachten.

Ook kun je de software inrichten naar jouw processen. Als vakanties minstens drie weken van tevoren aangevraagd moeten worden, stel je het aanvraagproces hierop in. Medewerkers kunnen dan geen aanvragen doen die binnen die drie weken vallen. Op deze manier helpt de software je om processen te stroomlijnen. Dit bespaart tijd en ruis op de lijn, terwijl het de service naar je klanten toe verbetert.

Met deze functionaliteit ga je proactief werken, in plaats van reactief. Je bereidt mogelijke afwezigheden en eventuele vervanging al van tevoren voor, zodat je snel en adequaat kunt handelen als het voorkomt. Afwezigheden worden direct verwerkt in de planning in Plan4Flex. Als een uitzendkracht over drie weken vakantie heeft, kan hij dus niet per ongeluk toch ingepland worden.

Beheersbaarheid voor leidinggevenden

Ook krijgen leidinggevenden met deze functie handvatten om te sturen op afwezigheidsmeldingen en -aanvragen. Omdat alle informatie direct in Plan4Flex staat, ziet hij in één oogopslag wat goed gaat en waar nog zaken verbeterd kunnen worden. Of een KPI maken van het wekelijks verwerken van alle vakantie- en verlofaanvragen. Dat geeft meer controle en vergroot de beheersbaarheid van de planning. Iets wat van cruciaal belang is in een branche met grote schommelingen in vraag en aanbod van personeel.

Inrichting naar eigen wensen

Je richt deze functionaliteit in op basis van je eigen wensen. Met de workflows zorg je ervoor dat er bijvoorbeeld automatisch een bericht naar de opdrachtgever gestuurd wordt of de aanvraag automatisch in de werk- en ritplanning verwerkt wordt. Daarnaast kun je de functie ook andersom gebruiken: als aanwezigheidsmelder. Bijvoorbeeld om uit te vragen wie van je uitzendkrachten extra wil werken met de feestdagen.

Zet je specifieke opties aan of uit, kies je voor automatische triggers of zelfs een proces waar helemaal geen mensen meer aan te pas hoeven te komen? Dat bepaal je zelf.

Geef gewicht aan een aanvraag met gekoppelde vragenlijsten

Vind je dat de aanvraag niet voldoende gewicht geeft? Vraag een medewerker dan om een extra verklaring. Aan het aanvraagformulier kun je vragenlijsten koppelen waarin een uitzendkracht meer informatie over de aanvraag geeft. Zo kun je bij een verlofaanvraag vragen of hij al akkoord heeft van de opdrachtgever of naar het buitenland gaat, wat van belang is in coronatijd.

In het geval van een ziekmelding mag je niet vragen waar iemand last van heeft. Maar je kunt wel hulp aanbieden, waar internationale uitzendkrachten baat bij hebben. Vraag bijvoorbeeld of iemand naar de dokter wil en daar hulp bij nodig heeft. Zo bied je op een positieve manier extra hulp en service bij een ziekmelding. Dit zorgt er ook voor dat je medewerkers hier bewuster mee omgaan.

Ook kun je de formulieren gebruiken om je medewerkers extra informatie te geven. Met deze vragenlijsten geef je meer gewicht aan de aanvraag en zorg je dat je alle informatie die je nodig hebt, in één keer ophaalt.

Voordelen van deze functionaliteit

Wat zijn de voordelen van verlofaanvragen en afwezigheidsmelden in de app?

  • Verlofaanvragen makkelijker en overzichtelijker inzien en afhandelen
  • Iedereen – uitzendkracht, planning en administratie – kan de status van een verlofaanvraag of ziek- of betermelding inzien en daarop actie ondernemen
  • Nooit meer medewerkers foutief inplannen doordat de aanvraag automatisch verwerkt wordt in de werkplanning
  • Bespaar veel handmatig werk en verminder fouten door automatische workflows
  • Snellere afhandeling van ziek- of afwezigheidsmeldingen

Alle klanten die al met de Plan4Flex App werken, kunnen per direct kosteloos starten met deze functie. Meer weten over afwezigheidsmeldingen in de Plan4Flex App of er zelf mee aan de slag? Neem contact op met je vaste consultant of bekijk de handleiding in het kennisitem KI 0423 in de Self Service Portal.