"We werken efficiënter dan vier jaar geleden"

Toen VZM Uitzendgroep stevig begon te groeien, kreeg oprichter en algemeen directeur Bas van Zwienen het gevoel dat hij voortdurend achter de muziek aanliep. Daarom verruilde hij zijn zelfgebouwde maatwerksysteem voor Plan4Flex. Die beslissing bleek een keerpunt. De VZM Uitzendgroep van nu is een heel ander bedrijf dan vier jaar geleden.

VZM Uitzendgroep levert flexibele arbeid aan bedrijven in onder meer de tuinbouw, food, logistiek en techniek. Wat in 1996 begon als een eenmanszaak in de glastuinbouw, is uitgegroeid tot een landelijke uitzendorganisatie die dagelijks meer dan 1.500 uitzendkrachten inzet. Met een toegewijd team van kantoormedewerkers, een uitgebreid wagenpark en talloze fietsen biedt VZM Uitzendgroep vlotte en betrouwbare dienstverlening. Vanuit de kantoren in Bleiswijk, Franeker en Brabant ondersteunt de organisatie klanten door heel Nederland met vakkennis, flexibiliteit en betrokkenheid.

Oprichter Bas van Zwienen groeide op in de tuinbouwwereld. Bas volgde de Middelbare Tuinbouwschool en behaalde daarna zijn middenstandsdiploma. Al snel verhuurde hij zich aan tuinders die ziek waren of even op vakantie wilden. “Dat vond ik leuk om te doen. Als een tuinder zijn been brak en even niet kon werken, nam ik de boel een tijdje over”, vertelt Bas. “Op een goed moment vroegen die tuinders of ik ook mensen mee kon nemen. Dankzij de samenwerking met mijn compagnon konden we deze kans benutten en verder groeien.”

Snelle groei

Dankzij een sterk team, lokale aanwezigheid in het buitenland, nauwe samenwerkingen en een uitgebreid netwerk is VZM in staat om snel en gericht uitzendkrachten te werven en selecteren. Veel van deze krachten komen uit Oost-Europa, waar de organisatie al jarenlang een stevig netwerk heeft opgebouwd.

“We leveren mensen, regelen het vervoer en organiseren de huisvesting. We zorgen dat alles klopt”, zegt Bas. Het welzijn van de uitzendkrachten staat daarbij voorop, wat zich volgens hem vertaalt in betere dienstverlening voor klanten. “We hebben van oudsher grote interesse voor en betrokkenheid bij onze klanten. Ze kunnen ons áltijd bellen. Hebben ze een uitdaging? Dan buigen we het zo dat het past, linksom of rechtsom.”

Door die no-nonsensementaliteit groeide VZM snel. Maar met de groei nam ook de complexiteit toe: de planning werd intensiever, ritten moesten nauwkeuriger worden afgestemd, en ook huisvesting, administratie en verloning vroegen steeds meer aandacht. “Zeker in de piekperiodes waren de marges voor fouten klein,” vertelt Bas. “Je liep dan al snel achter de muziek aan.”

VZM werkte met de uitzendsoftware van Easyflex en ontwikkelde daarnaast eigen systemen. Eerst kwam er een klantportaal. Vervolgens bouwden Bas en zijn collega’s een nóg completer systeem. Hoewel de oplossing goed functioneerde, bleken doorontwikkeling en onderhoud uiteindelijk tijdrovender dan verwacht.

Dát wil ik ook

De zoektocht naar een nieuw systeem bracht VZM bij Plan4Flex. Na het vergelijken van alternatieven, was de keuze snel gemaakt. Bas: “Plan4Flex wordt door vele bureaus gebruikt. Al die bureaus geven feedback. Toen ik de mogelijkheden van Plan4Flex verder ging onderzoeken, dacht ik al snel: dát wil ik ook. En dát. En dát ook. En daar heb ik helemaal nog niet aan gedacht! Plan4Flex kijkt goed wat er gebeurt in de markt en wat uitzendbureaus nodig hebben. Ze blijven de software aanpassen.”

Een goed voorbeeld is het verplicht rapporteren over de CO2-uitstoot van individuele medewerkers. “Organiseer dat maar eens voor meer dan 1.500 mensen. Maar Plan4Flex denkt mee en regelt dat gewoon. Nu brengen we dat moeiteloos per individu in kaart.” Hetzelfde geldt voor de nieuwe PKS-regeling. ” Plan4Flex heeft het prijs-kwaliteitsysteem voor de huisvesting van arbeidsmigranten helemaal voorbereid en klaargezet. Het systeem rekent op basis van de punten precies uit wat de huur is en schiet die gegevens in het verloningspakket.”

Intensieve implementatie

De implementatie van Plan4Flex was behoorlijk intensief. Bas: “We hebben al onze processen tegen het licht gehouden en opnieuw ingericht volgens de logica van Plan4Flex.” VZM gebruikt inmiddels vrijwel alle modules. “We zijn heel tevreden”, vervolgt hij. “Het heeft ons veel gebracht. We zijn een beter bedrijf dan vier jaar geleden. De sprongen die we gemaakt hebben, hadden we op eigen kracht niet kunnen maken.”

Als voorbeeld noemt Bas de inzet van uitzendkrachten. “Je wilt dat alle beschikbare krachten ingepland worden en niet thuisblijven. Dat kwam bij ons wel eens voor, alleen zagen we dat niet altijd. Nu hebben we dat overzicht wel. Dankzij Plan4Flex is het veel makkelijker geworden om de beschikbaarheid in de gaten te houden, de huisbezetting te optimaliseren en het wagenpark efficiënt in te zetten. De software geeft ons ontzettend veel overzicht en kennis.”

Daar komt nog bij dat VZM Plan4Flex ook gebruikt om aangenomen projecten te managen. Inmiddels draagt VZM zorg voor zo’n 500 voetbalvelden aan aangenomen werk in de tuinbouwsector. “We hebben ons eigen projectenbedrijf als klant aangemaakt in Plan4Flex. We zetten het systeem dus niet alleen in voor ons uitzendbureau; de totale administratie van ál onze bedrijven zit erin.”

Compleet beeld

Plan4Flex zorgt niet alleen voor overzicht, maar ook voor rust. Bas: “Plan4Flex geeft een compleet beeld. Vroeger moest ik informatie uit meerdere systemen halen. Nu zie ik heel makkelijk wat de status van taken is. Ik zie welke klanten nog niet goed bediend zijn en wat er nog moet gebeuren. Zijn documenten nog niet binnen? Met één druk op de knop zie ik waar we nog op wachten. Ook taken delegeren is makkelijker geworden.”

Dankzij Plan4Flex heeft VZM een volgende groeifase kunnen inzetten. In korte tijd kwamen er honderden uitzendkrachten bij, zonder extra druk op de backoffice. “Dat was met ons oude systeem niet gelukt”, zegt Bas. “We hebben een sterk team en een breed netwerk, en kijken met vertrouwen vooruit. VZM blijft zich ontwikkelen om klanten en uitzendkrachten nog beter van dienst te zijn.”

Meer weten over onze software en hoe we klanten verder helpen? Kijk voor meer informatie op de softwarepagina of lees de ervaringen van andere klanten in hun klantverhalen.

Wat is Plan4Flex?

Ben je benieuwd hoe de operationele software jouw organisatie slimmer laat werken? Bekijk de animatie.