Is er ook maar één goede reden om uren niet in Excel bij te houden? Het staat op iedere computer, is makkelijk te gebruiken en je kan nog rekenen met je resultaten ook. Minstens zo mooi: in het veld blijf je gewoon met vertrouwde papieren urenbriefjes werken. Veranderen is overbodig. Of toch niet? In dit blog leg ik je uit dat het misschien toch anders ligt dan je denkt…

Ik kom ze iedere dag tegen. Uitzenders die ‘lekker makkelijk’ met papier en Excel werken. Dat geeft je de vrijheid om zelf te plannen en administreren. Daar komt bij dat je niet hoeft te leren werken met ‘dure’ nieuwe software. Het klinkt logisch, maar ik heb toch een vraag. Hoe kan het dat bedrijven die wel in software investeren harder groeien dan organisaties die op papier en Excel vertrouwen?

Je administratie onder de loep

Om die vraag te beantwoorden is het handig om je eigen administratie voor je te nemen. Staan de Excel-sheets met urenregistraties, personeelsbestanden en planning in beeld? Stel jezelf dan de volgende vragen:

  • Hoe deel jij je planning met collega’s?
  • Kloppen de gegevens die op jouw scherm staan? Of zijn er inmiddels al meer uren gemaakt?
  • Hoeveel bestanden moet je aanpassen om werk, huisvesting en vervoer te registreren?
  • Hoeveel tijd kost het om de dag- of weekplanning te kopiëren?
  • Wat gebeurt er met je formules als ogenschijnlijk overbodige kolommen worden verwijderd?
  • Kun je losse aantekeningen snel terugvinden? En zo ja, weet je zeker dat je alle relevante aantekeningen hebt gevonden?
  • Kun jij in één keer zien hoe je bedrijf ervoor staat?
  • Wie voert de urenbriefjes in en vergelijkt die met de planning? En hoeveel tijd kost dat?
  • Hoeveel tijd en moeite kost het om een medewerker op kantoor in te werken?
  • Als iemand op kantoor vertrekt, hoe zorg je dan dat je zeker weet dat alle kennis die in zijn hoofd zit ook bekend is bij collega’s?

We kunnen bovenstaande tien vragen ook in één vraag samenvatten… Weet je zeker dat Excel je tijd en geld bespaart?!

De voordelen van planningsoftware

Door geen geld uit te geven aan software, bespaar je niet. Het werken in verschillende Excellijsten kost je veel meer tijd, vraagt enorm veel handmatig werk en werkt fouten in de hand. En dan begin ik er nog niet over dat je geen historie opbouwt en er veel kennis in de hoofden van je planners zit. Wat gebeurt er als zij ziek zijn, of vertrekken?

Kortom: ‘besparen’ op software kost je op termijn alleen maar meer geld. Kijk eens rond in de branche. Grote kans dat de best presterende concullega’s al lang zijn overgestapt op een softwarepakket dat ze inzicht en overzicht geeft.

Neem afscheid van Excel en kies voor software die gemaakt is om de operationele kant van uitzendwerk te ondersteunen. Hierdoor ga je veel efficiënter werken. Door je operatie aan je administratie te koppelen neem je afscheid van handwerk. Geen zoekgeraakte urenbriefjes en (over-)tikfouten meer. Je mensen krijgen duidelijkheid. Iedereen die erbij moet, kan de planning zien. Je hoeft niet meer te rommelen met WhatsApp-groepen en hebt geen last meer van fouten door verkeerd kopiëren en plakken. En zie je tijdens het plannen dat er iets bijzonders speelt bij een opdrachtgever of werknemer? Dan houd je daar zeker rekening mee.

Bespaar op administratieve kosten

Om medewerkers op kantoor in te werken hoef je ze niet uit te leggen waar alle bestanden opgeslagen staan. En wat er in welk document hoort. Je leert ze werken met één bedieningspaneel en de rest wijst zich vanzelf. Achter de schermen bespaar je flink op je administratieve kosten. En als je met verschillende cao’s werkt, past jouw software ze direct én correct voor je toe. Ben je benieuwd hoe je ervoor staat? Met één druk op de knop staan je actuele resultaten in beeld.

Groeien in de uitzendbranche

Dus: is er een reden om niet met Excel te werken? Ik kan er zo al tien noemen. Wil je groeien in de uitzendbranche, dan heb je operationele software nodig die met je meegroeit. Een oplossing die je werk makkelijker maakt, zodat je tijd over houdt om meer te doen. Neem afscheid van papier en Excel. Je bespaart niet alleen op je kosten, maar gaat ook efficiënter werken.

Benieuwd of operationele software jouw werk makkelijker maakt? Ontdek hoe de software verschillende functies in je organisatie ondersteunt. Of neem direct op met Dréann van den Akker via dreann@ewingsict.nl.

 

Foto: Unsplash.