Veel uitzenders zien de kansen en mogelijkheden van datagedreven werken, maar starten er nog niet mee. Bereid jezelf goed voor met deze inzichten en 4 tips, waarmee je al aan de slag kunt voordat je een datapartij inschakelt. Frank Broos van TapTarget (voorheen LinkThings) helpt je op weg met deze voorbereiding op datagedreven werken. Inclusief handige visuele samenvatting.
Data. Je weet dat het je een hoop oplevert. Slimmer werken, tijd besparen, meer inzicht. En waarom je er nu mee wil starten. Maar dat starten… daar ligt je uitdaging. Wat als je niet genoeg kennis hebt? Het is een soort kip-ei-verhaal dat ik bij veel klanten zie. Als je niet start, zie je nooit wat het je organisatie concreet oplevert. Toch wil je de boot ook niet missen.
De obstakels die uitzenders ervaren en hoe jij ze voorkomt
Veel uitzenders lopen tegen dezelfde drempels aan zodra ze datagedreven willen werken. Goed nieuws: jij hoeft die fouten niet te maken. Met deze inzichten neem je meteen een voorsprong.
Van onderbuikgevoel naar beslissingen op basis van feiten
Je start met data omdat je inzicht wil krijgen in je processen. Om te begrijpen waarom dingen gaan zoals ze gaan en verbeteringen doorvoeren. Hierdoor kun je beslissingen maken op basis van feiten en cijfers, in plaats van op je onderbuikgevoel. Dit werkt alleen als je van tevoren spelregels opstelt. Wat wil je zien? Waar ga je op sturen? Hoe zorg je dat processen en cijfers betrouwbaar zijn? Alleen als waarden correct en door iedereen op dezelfde manier worden ingevuld, is de output betrouwbaar.
Omgaan met angst vanuit collega’s
De overstap naar datagedreven werken kan voor collega’s ook spannend zijn, omdat ze het gevoel hebben continu gecontroleerd te worden. Jouw collega’s moeten namelijk op een andere manier gaan werken. Dit vereist een nieuwe manier van denken en kijken naar je data, processen en systemen. Dat is vaak het lastigst in de hele overgang naar datagedreven werken. Mensen moeten oude gewoonten afleren en misschien wel meer werk doen.
Dat vraagt om verandermanagement. Zorg er daarom voor dat je collega’s begrijpen waarom je deze keuze maakt en dat ze de voordelen ervan inzien. Misschien is het invullen van velden in het begin wat meer werk, maar dat levert je collega’s later een hoop tijdbesparing en inzichten op.
Hier ligt een belangrijke rol voor jou als manager. In plaats van die angst te voeden, ga je sturen op de verbetermogelijkheden. Maak duidelijk dat deze nieuwe manier van werken geen manier is om het werk van je medewerkers te controleren, maar om samen beter te worden in wat jullie doen.
Van vaag concept naar duidelijk dashboard
De meeste mensen zijn visueel ingesteld. Data is, net als veel andere IT-thema’s, een abstract onderwerp. Als je nog niets tastbaars kunt laten zien, blijft het vaag. Maar zo gauw de informatie visueel wordt in de dashboards met hun eigen cijfers, begrijpen je collega’s waar je over praat. En gaan ze zich afvragen: hoe is dit getal opgebouwd, waar komt het vandaan?
Het antwoord daarop is steevast goede vastlegging. De informatie die je operatie en administratie invoeren in je systemen, komt terug in je dashboards. De visuele weergave geeft medewerkers gevoel bij wat ze invullen. Laat ze de waarde zien van alle mogelijke invulvelden in Plan4Flex en andere systemen. Door successen te delen, gaan ze begrijpen dat betere input altijd zorgt voor betere output, waardoor ze inzien waarom die rapportages in Plan4Flex zo belangrijk zijn.
Nu je weet welke obstakels je kunt tegenkomen, is het tijd voor de volgende stap: hoe bereid je je wél succesvol voor op datagedreven werken?
Van inzicht naar actie: 4 stappen om goed te starten
Stap 1: start met vragen
Begin bij de basis, bij wat belangrijk is voor jouw organisatie. Waar wil je op sturen? Heb je bijvoorbeeld veel verzuim en wil je dat verminderen? Heb je het gevoel dat je planning efficiënter kan of wil je klantprestaties met elkaar vergelijken? Maak voor jezelf een lijstje met de belangrijkste doelen voor jouw organisatie. Bekijk welke informatie je nodig hebt om hierop te sturen. En ga na welke collega’s je van deze informatie kunnen voorzien of met de output gaan werken.
Stap 2: inventariseer wat je al hebt
Iedere organisatie verzamelt en produceert data. Of je dit nu op papier, in Excel of Plan4Flex doet. Duik in je verschillende afdelingen en systemen en inventariseer welke informatie je nu al vastlegt. Houd je collega’s een grote spiegel voor en vraag of het klopt wat je tegenkomt. Dan blijkt vaak dat je nog een hoop kunt optimaliseren.
Dat is je volgende stap: bekijk wát je nu al aan data hebt, en wat de kwaliteit ervan is. Uitzendbureaus die starten met data, lopen onvermijdelijk tegen de vraag aan: is de kwaliteit van hoe we nu de velden invullen goed genoeg? Vaak worden onjuiste cijfers bij het opstellen van rapporten handmatig aangepast. In het rapport. Maar in je software blijven de ‘foute’ waarden staan. Ga je automatiseren met data en rapportages maken zonder toedoen van mensenhanden, dan moet de info in je systemen ook kloppen. Goede vastlegging is dus enorm belangrijk.
Stap 3: begin klein
Bang dat je dataproject je boven het hoofd groeit? Nergens voor nodig. Mijn advies is: begin klein. Met één onderwerp, afdeling of softwarepakket. Dan zie je wat er gebeurt en wat deze nieuwe manier van werken je oplevert. Je start op een kleine, laagdrempelige manier zonder dat je gelijk een grote investering moet doen. En als je resultaten ziet, kun je je project verder uitbreiden naar andere afdelingen en systemen.
Door kleine stapjes te zetten, komt je organisatie in beweging. Het helpt je grip te krijgen op je kernprocessen en leert je omgaan met data als levend onderwerp. Én het klein beginnen, zorgt ook voor draagvlak binnen je organisatie. Als collega’s zien hoe die ene afdeling profiteert van datagedreven werken, zijn ze sneller overtuigd om ook die stap te zetten.
Stap 4: delen met collega’s
Dat brengt me bij mijn laatste punt. Wil je datagedreven werken, dan moet je de hele organisatie daarin meenemen. Dat begint al in de voorbereiding, door collega’s te betrekken bij waar je op wil sturen, welke informatie je daarbij nodig hebt en welke data jullie nu al verzamelen. Dit levert je waardevolle input én betrokken collega’s op.
Houd dit vol als je de eerste inzichten en resultaten uit de data haalt. Laat medewerkers zien wat hun inspanningen opleveren en hoe dit jullie organisatie helpt om samen slimmer te gaan werken. Hiermee creëer je draagvlak voor uitbreiding van je dataprojecten en stimuleer je groei en verbetering.
Een goed begin is het halve werk
Met deze stappen begin je goed aan jouw voorbereiding op datagedreven werken. Je weet welke voordelen het je oplevert en wat jij in je organisatie kunt doen om goed beslagen ten ijs te komen. Als je start met deze nieuwe manier van werken, zijn er nog een aantal zaken om rekening mee te houden. Daar lees je alles over in mijn blog ‘Waar lopen bedrijven tegenaan als ze starten met datagestuurd werken?’.
Meer weten over de samenwerking tussen TapTarget en Plan4Flex? Bekijk de video of lees meer over de koppeling.
Infographic datagedreven werken
Datagedreven werken: hoe begin je ermee? Frank legt het uit in bovenstaand blog. Deze infographic geeft je een visuele samenvatting:
Frank Broos maakt met zijn collega’s van TapTarget visuele dashboards van jouw data uit Plan4Flex. Je ziet in één oogopslag hoe je organisatie ervoor staat. Lees meer over de samenwerking met TapTarget. Wil je meer weten over datagedreven werken als uitzendbureau? Lees Franks eerdere blogs over waarom je als uitzendbureau nu echt met data wil starten.
