Met deze nieuwe feature genereer je automatisch werknemerdocumenten en verstuur je berichten naar medewerkers bij het accorderen van een huizenplanning. De gegenereerde documenten worden ook meteen in het dossier van de werknemer geplaatst.
Met deze nieuwe feature genereer je automatisch werknemerdocumenten en verstuur je berichten naar medewerkers bij het accorderen van een huizenplanning. De gegenereerde documenten worden ook meteen in het dossier van de werknemer geplaatst.
Voordat je deze feature kunt gebruiken, moet je in Plan4Flex eerst wat zaken inrichten. Ga hiervoor naar de planning instellingen en open het onderdeel ‘Huisvesting planning’. Hier vind je het nieuwe onderdeel ‘Huisvesting planning accordering’. Via deze instellingen kun je de nieuwe feature activeren en configureren.
Schakel deze optie in om snel en efficiënt huisvestingsplanningen te accorderen.
Bij het accorderen kun je direct een document aan het werknemersdossier toevoegen en/of een bericht naar de werknemer sturen.
Koppel een documentsjabloon om direct na het accorderen van een huisvestingsplanning automatisch een document in het dossier van de werknemer te plaatsen. Gebruik hiervoor een specifiek huisvestingsplanning accordering template.
Activeer deze functie door een berichtsjabloon óf berichtsjabloongroep te koppelen. Na het accorderen van de huisvestingsplanning wordt er automatisch een bericht naar de werknemer verstuurd.
Je kan een enkel sjabloon gebruiken of een berichtsjabloongroep koppelen om berichten in de gewenste taal en via het gewenste kanaal te versturen. Maak gebruik van een huisvestingsplanning accordering template om het sjabloon te maken.
Na het inrichten van de initiële instellingen kan je de feature daadwerkelijk gaan gebruiken.
Nadat je de instelling ‘huisvesting planning accorderen’ hebt ingeschakeld, verschijnt er een blauw kader om de planning van iedereen die vanaf dat moment wordt ingepland. Dit blauwe kader betekent dat de planning nog geaccordeerd moet worden. Het accorderen kan per bed of per woning en is voor de volledige ‘bedplanning’ van de werknemer.
Na het accorderen genereert Plan4Flex op basis van het gekoppelde sjabloon automatisch een document. Hetzelfde geldt voor berichten: als er een berichtsjabloon of berichtsjabloongroep is gekoppeld, wordt er automatisch een bericht verstuurd.
Als er geen document sjabloon is gekoppeld, wordt er geen document aangemaakt. Is er geen berichtsjabloon gekoppeld, wordt er geen bericht verstuurd.
Het genereren van documenten en het versturen van berichten wordt in het loggingoverzicht bijgehouden.