Je uitzendorganisatie draait op volle toeren. Het aantal opdrachtgevers groeit, uitzendkrachten weten je prima te vinden. Kortom: het gaat goed. Je bent klaar voor een volgende stap. Zo blijf je voor op concurrenten, en zet je de groeicurve voort. En, als het even kan, doe je op termijn graag een stap terug. Maar hoe pak je dat aan? In dit blog lees je over de must-do’s om met jouw organisatie boven het maaiveld uit te steken.
Als ondernemer in de uitzendbranche werk je in een complexe wereld. Er zijn steeds meer wetten en regels waar je rekening mee moet houden. Certificering wordt steeds belangrijker en is op sommige vlakken zelfs verplicht: daaraan zijn allerlei strenge criteria verbonden. Vanwege de krappe arbeidsmarkt moet je als uitzendbureau extra je best doen om arbeidskrachten aan jouw organisatie te binden. Aan de andere kant heb je je bedrijfsdoelen, bijvoorbeeld op het gebied van groei of het soort opdrachtgevers dat je graag aantrekt. Hoe maak je de volgende stap zónder op belangrijke onderdelen van je organisatie in te leveren?
1. Optimaliseer en borg je processen
Oké, de administratie in Exceloverzichten: dat is voor jouw organisatie een gepasseerd station. Toch wringt het: als je wil groeien en alles met ongeveer dezelfde mensen op hetzelfde kwaliteitsniveau blijven doen, dan is procesoptimalisatie en -borging nodig. Klinkt lastig? Dat is het niet. Maar je moet er wel even de tijd voor nemen. Reserveer bijvoorbeeld een middag in de agenda’s van verschillende medewerkers. Van ieder proces is minimaal één medewerker aanwezig. Samen breng je de ‘customer journey’ van arbeidskrachten in kaart. Welke hobbels zijn er? En wat loopt juist goed? Wat kun je met elkaar nog slimmer of beter aanpakken? Het kan geen kwaad zo’n sessie regelmatig te plannen, bijvoorbeeld eens in het half jaar. Ook nuttig: nodig eens een uitzendkracht uit die al wat langer voor je werkt, voor zijn of haar kant van het verhaal.
Door kritisch met elkaar te kijken naar processen, kom je automatisch op verbeterpunten. Alvast een voorzetje: digitaliseer repeterende taken zoveel mogelijk. Je medewerker wordt er gek van om contracten elke keer te printen, handmatig te laten tekenen en vervolgens in te scannen. Elke keer opnieuw. Als je dat uit handen neemt, kunnen zij zich richten op wat écht waarde toevoegt voor je organisatie. Zoals de tijd nemen om een bezorgde uitzendkracht te horen en te helpen. De uitzendkracht is blij, en de medewerkers voelen meer voldoening. En wie zich fijn voelt, werkt beter. Ook nog eens een voordeel voor de opdrachtgever.
Tip: wees extra bewust van blinde vlekken. Die ontstaan vaak waar bedrijfsprocessen elkaar overlappen. Neem een verlopen identificatiebewijs. Als backoffice én frontoffice van elkaar denken dat de verantwoordelijkheid bij de ander ligt, gaat het mis. Zet dit soort procesmatige gaten op een rij en digitaliseer ze waar mogelijk.
2. Blijf in gesprek met je hofleveranciers
Hoe run jij de organisatie? Waarschijnlijk gebruik je daarvoor verschillende softwarepakketten. Je hebt een pakket voor recruitment, een pakket voor de operationele processen en je gebruikt waarschijnlijk ook een boekhoudpakket. Prima, zou je zeggen. Maar er is één belangrijke kans die veel uitzendbureaus laten liggen. En jij dus niet meer, na het lezen van dit blog.
Jouw softwareleveranciers zijn onmisbaar voor het reilen en zeilen van jouw organisatie. Ze zijn je hofleveranciers. Probeer ze te zien als partners. En met een partner ga je regelmatig in gesprek. Softwareleveranciers ontwikkelen namelijk steeds verder. Zij denken alvast vooruit over hoe ze jou kunnen ontlasten op nieuwe wetten, regels of aangescherpte criteria voor certificering. Ze bedenken en maken nieuwe features, die het werk in jouw organisatie makkelijker én sneller kunnen maken. Of die je medewerkers, uitzendkrachten en opdrachtgevers tevredener kunnen houden. Zo hoef je niet steeds zélf het wiel uit te vinden, maar haal je de kennis waar die al aanwezig is.
Wanneer je nauw in contact blijft met je hofleveranciers, ben je steeds op de hoogte van nieuwe en toekomstige functionaliteiten, en van slimme oplossingen voor jouw business. Dit soort partners denken graag met je mee hoe het nog efficiënter kan. Soms betekent dat: een functionaliteit nét anders inzetten dan waarvoor ‘ie eigenlijk bedoeld is. Zo loopt door vaak een simpele aanpassing de dagelijkse operatie een stuk soepeler en makkelijker.
3. Gebruik je software slim als bron van stuurinformatie
De beste uitzendkracht voor een opdrachtgever én de fijnste marge voor je organisatie. Wat als je die ideale match rechtstreeks uit je systemen zou kunnen toveren? Misschien klinkt dit nu nog als een toekomstdroom. Maar besef in ieder geval: als uitzendbureau zit je op een gouden berg aan informatie. Het is alleen zaak alles slim te bundelen en te gebruiken. Als je de processen goed borgt, hoef je niet meer te micromanagen. Dan heb jij als directeur of oprichter tijd om je vooral op het grotere plaatje te richten.
En dat doe je door datagedreven te werken. Door de data die je in huis hebt, via software aan elkaar te verbinden. Bijvoorbeeld met een BI-tool en bijbehorend dashboard. Bekijk voor je start eerst welke vragen je beantwoord wil zien, en welke parameters daarvoor interessant zijn. Richt daar vervolgens je tooling op in. Zo maak je in een druk op de knop helder waar cijfers anders zijn dan verwacht. Beter, of juist minder goed. Houd daarbij altijd je eigen voelsprieten paraat en weet wat er speelt in de organisatie. De cijfers zijn een richtlijn, een signaal dat er iets speelt. Gebruik ze liever niet als harde maat om werknemers of teams mee af te rekenen. Onderzoek eerst de oorzaak of reden achter het cijfer, en ga daarmee aan de slag.
De cijfers stellen je zo in staat om in helikopterview naar je organisatie te kijken, te sturen op kwaliteit en service en op termijn een stap terug te doen.
Ben je klaar voor de volgende stap en wil je daar advies over? Neem contact op met Plan4Flex via wendy@ewingsict.nl of 088-6906999. Onze consultants denken graag met je mee.
