De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is een set regels rondom privacy van personen. Onderdeel daarvan is het recht op vergetelheid. Mensen hebben het recht om ‘vergeten’ te worden en de gegevens die je van ze hebt in te zien, aan te laten passen of te laten verwijderen.

Gegevens van kandidaten mag je bijvoorbeeld maar 4 weken bewaren. Je kunt wel toestemming vragen om dit op te rekken tot een jaar. Voor werknemers geldt weer een andere bewaartermijn. Iedereen mag je vragen zijn gegevens te verwijderen als:

  • Deze niet meer nodig zijn voor de doelen waarvoor ze zijn verzameld
  • Hij zijn toestemming intrekt of er bezwaar tegen aantekent
  • Ze onterecht verwerkt zijn
  • Ze verwijderd moeten worden op basis van een regel uit het Unierecht of het nationale recht
  • De gegevens zijn verwerkt om diensten te leveren aan kinderen jonger dan 16

Overzicht bewaartermijnen kandidaten en medewerkers

In Plan4Flex vind je een speciaal overzicht voor bewaartermijnen van gegevens van kandidaten en werknemers. Deze moet je zelf toevoegen aan het menu, maar eerst moet je een paar zaken instellen.

Eerst regel je of je collega’s gegevens van werknemers en kandidaten mogen verwijderen. Vervolgens controleer je de instellingen per kandidaat. Hier kun je aanpassen hoe lang gegevens van diegene bewaard mogen worden. Standaard staat dit op 28 dagen. Voor werknemers doe je hetzelfde onder de werknemerinstellingen. Deze gegevens blijven standaard twee jaar bewaard.

Via Onderhoud > Menu’s voeg je de menu-items toe waarin je de bewaartermijnen van de gegevens van kandidaten en werknemers terugziet. In deze overzichten zie je van wie de bewaartermijnen verstreken zijn. En kun je hierop actie ondernemen: gegevens verwijderen, het verwijderen uitstellen of dit uitstel opheffen. Zo houd jij eenvoudig grip op de bewaartermijnen van persoonsgegevens van je medewerkers en kandidaten.

Wil je weten hoe je dit stap voor stap instelt? Bekijk kennisitem KI 0457 in Topdesk.

Altijd op de hoogte?

Altijd als eerste op de hoogte van de nieuwste Plan4Flex-tips van Thomas? Elke maand deelt hij een nieuwe, praktische tip in onze nieuwsbrief. Schrijf je in voor de nieuwsbrief en ontvang de praktische tips samen met interessante artikelen, mooie klantverhalen en andere inspirerende content automatisch in je mailbox.