Zo neem je de juiste beslissingen bij het inrichten van processen

Bedrijven en organisaties hebben elke dag opnieuw te maken met allerlei processen. Hoe kun je die met het oog op digitalisering zo efficiënt mogelijk inrichten? Het algemene antwoord dat wij hebben: terugredeneren vanuit de bron. Dus: kijken waar de informatie vandaan komt en wie kan dat zo dicht mogelijk bij de bron opvoeren of aanmaken.

Praktijkgeval

Voorbeeld. Stel: een ziektemelding. Een werknemer meldt zich ziek bij een telefoniste. Deze telefoniste stuurt een mail naar de accountmanager, die een mail stuurt naar de planner. De planner weet dan dat hij een andere uitzendkracht moet zoeken. Zo gaat dat over vier of vijf schijven en de tijd verstrijkt. Terwijl de stap ook goed in één keer genomen kan worden. Hoe? Een zieke werknemer kan een appje sturen, hoewel sommige werkgevers een drempel willen opwerpen om dat te doen. Zij willen liever gebeld worden. Linksom of rechtsom: in Plan4Flex kan de planning direct aangepast worden, de opdrachtgever kan tegelijkertijd geïnformeerd worden en er kan meteen een nieuwe uitzendkracht gezocht worden. Het hele systeem met doorgeefluiken en afschuiven wordt op deze manier vermeden.

Korte lijnen en op de bron

Dus: de lijnen blijven zo kort mogelijk en blijven ook zo dicht mogelijk op de bron. Daarmee worden ruis en fouten ondervangen. De app geeft een direct en compleet overzicht van ziekmeldingen en uit te voeren handelen en consequenties. We hebben hier het voorbeeld gebruikt van ziektemelding, maar deze werkwijze geldt voor veel processen. Denk aan het bijhouden van uren. Als de planner dit goed bijhoudt, kan de administratie snel verwerken. Eenmaal ingeplande uren blijken voor een hoog percentage te kloppen. Het is een kwestie van even simpel checken bij de uitzendkracht (de bron) of het klopt. Stel: een planner heeft een uitzendkracht ingepland van maandag tot en met zaterdag. Deze uren komen binnen bij de administatie, die alleen maar hoeft te checken of het aantal gewerkte uren klopt. Zo ga je elkaar helpen binnen een bedrijf in plaats van zaken doorgeven en afschuiven.

Meer weten of het efficiënt werken met onze app? Bel ons! We vertellen er graag over en leggen uit hoe Plan4Flex uw bedrijf of organisatie kan helpen om bedrijfsprocessen te verbeteren.

Meer blogs
Inschrijven nieuwsbrief
Schrijf je in en ontvang de laatste Tips en Trucs